Vedtekter
1. Navn
Lokallagets navn er DIS-Østfold og det er et lokallag av DIS-Norge i Østfold med samme logo og skrifttype som foreningen.
DIS står for Databehandling I Slekts- forskning.2. Formål
Lokallagets formål er å gi DIS-Norges medlemmer lokale tilbud og tjenester ved å:
- skape et lokalt forum for slekts- og person- historie hvor databehandling og Internett brukes som hjelpemiddel.
- spre kunnskap om dette og forøvrig stimulere slektsforskning i sitt område.
- organisere og koordinere medlemmenes arbeid i forbindelse med databehandling av genealogisk kildemateriale samt å stimulere slikt arbeide. Lokallaget kan opprette lokale grupper. Gruppens navn skal alltid være DIS-Østfold-<gruppenavn> med samme logo og skrifttype som foreningens. Det skal alltid angis at det er en gruppe tilknyttet DIS-Norge. Lokallaget vedtar lokale retningslinjer for lokale grupper, basert på standard retningslinjer vedtatt av DIS-Norges styre. DIS-Norges styre skal godkjenne vedtatte retningslinjer.
3. Nøytralt
Lokallaget er nøytralt i forhold til religion og politikk. Lokallaget har ingen økonomiske interesser i maskin- eller programvare.
4. Tilknytning
Medlemskap i DIS Norge kan kun tegnes av privat- personer. Medlemmet blir automatisk tilknyttet det lokallaget som dekker medlemmets postadresse. Hvis medlemmet ønsker å være tilknyttet et annet lokallag, må DIS Norge informeres om dette på fastlagt måte.
5. Kontingent
Medlemskontigenten i DIS-Norge kreves inn sentralt. Lokallaget får overført midler fra foreningen som en andel av foreningens kontingent basert på antall betalende medlemmer med tilknytning til lokallaget. Reglene for dette fastsettes av DIS-Norges landsmøte.
6. Styret
DIS-Østfold ledes av et styre på 5 medlemmer:
- Leder
- Nestleder
- Sekretær
- Kasserer
- 1 styremedlem
- 2 varamedlemmer
Styret er beslutningsdyktig når 3 medlemmer er tilstede. Ved stemmelikhet har lederen dobbeltstemme.
Styrets medlemmer og varamedlemmer velges av årsmøtet for 2 år, unntatt lederen som velges for 1 år.
For å unngå at hele styret er på valg samme år, velges sekretær, styremedlem og første varamedlem i år som ender på et jevnt tall, og nestleder, kasserer og andre varamedlem i år som ender på et ujevnt tall. Gjenvalg kan finne sted.
7. Virksomhet
Lokallagets virksomhet følger kalenderåret. Årsmøtet avholdes innen utgangen av mars måned og kunngjøres for medlemmer tilknyttet lokallaget med minst 6 ukers varsel. Forslag/saker som medlemmer tilknyttet lokallaget ønsker behandlet på årsmøtet, må være styret i hende minst 4 uker før årsmøtet. Innkalling med møtedokumenter formidles til medlemmer tilknyttet lokallaget og DIS-Norge sentralt minst 2 uker før årsmøtet.
Årsmøtets sakliste skal inneholde:
a. valg av møteleder og referent
b. styrets beretning om siste års virksomhet
c. regnskap med revisors beretning
d. innkomne forslag
e. budsjett
f. valg av:
- Leder
- Styre
- Revisor
Valgkomite på 3 medlemmer
Et medlem kan stemme med skriftlig fullmakt for 1 annet medlem, for øvrig har de fremmøtte 1 stemme hver. Styret fungerer som fullmaktskomité.
DIS Norge har anledning til å delta på årsmøtet med en representant med talerett.
Ekstraordinært årsmøte kan innkalles av styret, eller når minst 1/5 av medlemmene tilknyttet lokallaget skriftlig forlanger dette. Innkalling skal skje som for ordinært årsmøte.
Dersom lokallaget ikke avholder årsmøte som fastlagt i egne vedtekter, kan DIS-Norge innkalle til årsmøte. Referat fra årsmøtet formidles til medlemmer tilknyttet lokallaget og DIS-Norge sentralt senest 3 måneder etter møtet.
Kopi av årsregnskapet sendes samtidig til DIS-Norge. Lokallaget bestemmer selv om årsmøtekunngjøring,
- innkalling og - referat skal formidles via lokallagets nettsted, lokallagets blad eller sendes ut som brev.
8. Vedtekter
Lokallagets vedtekter skal være i samsvar med DIS- Norges vedtekter.
Vedtektsendringer kan vedtas av årsmøtet med 2/3 flertall. Forslagene skal stå i innkallingen til årsmøtet. Før vedtektsendringer trer i kraft må de godkjennes av DIS Norge.
9. Opphør av lokallaget
DIS-Østfold kan oppløses ved forslag fremsatt og vedtatt på et årsmøte, og uforandret fremlagt og vedtatt på et etterfølgende ekstraordinært årsmøte når minst 3/4 av de fremmøtte medlemmer tilknyttet lokallaget på det ordinære og det ekstraordinære årsmøtet stemmer for oppløsning. Det må gå minst tre måneder mellom årsmøtene. I slike avstemminger godtas ikke fullmakter.